Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

obriva GmbH · Perler Str. 26 · 13088 Berlin · legal@clever.hr

1. Geltungsbereich

1.1 Die obriva GmbH, Perler Str. 26, 13088 Berlin, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Tim Niemeier, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg (Berlin) unter HRB 274149 B, bietet unter der Marke clever.hr eine webbasierte HR-Software-as-a-Service für kleine und mittlere Unternehmen an.

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der clever.hr Plattform und damit verbundener Leistungen durch den Kunden. Leistungsbeschreibung, Angebot, Preisliste, Auftragsverarbeitungsvertrag, Service-Level-Regelung und gegebenenfalls besondere Zusatzbedingungen bilden zusammen den Vertrag.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn obriva ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt.

2. Vertragsschluss, Testzeitraum

2.1 Die Nutzung der Plattform setzt die Einrichtung eines Kundenkontos voraus. Mit Registrierung, Annahme eines Angebots oder Aktivierung eines kostenpflichtigen Tarifs kommt ein Vertrag nach Maßgabe des jeweiligen Angebots zustande.

2.2 Soweit ein Testzeitraum angeboten wird, kann der Kunde die Plattform für 14 Tage unentgeltlich testen. Der Testzeitraum dient dazu, Funktionen, Schnittstellen, technische Voraussetzungen und fachliche Eignung vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags zu evaluieren.

2.3 Nach Ablauf des Testzeitraums kann der Kunde in einen kostenpflichtigen Tarif wechseln. Erfolgt kein Wechsel, kann obriva den Zugang sperren und das Konto nach vorheriger Ankündigung löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Umfang der Software und Services

3.1 clever.hr stellt während der Vertragslaufzeit eine cloudbasierte Plattform für Personalverwaltung, Dokumente, Zeiterfassung, Abwesenheiten, vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Kanzlei-Anschluss und Auswertungen bereit. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif und der jeweils vereinbarten Leistungsbeschreibung.

3.2 Die Plattform ist modular aufgebaut. Innerhalb eines gewählten Tarifs stehen die dort enthaltenen Funktionen ohne separate Modulbuchung zur Verfügung, soweit Angebot oder Leistungsbeschreibung nichts Abweichendes regeln.

3.3 Integrationen, Exporte und Schnittstellen, insbesondere zu Steuerkanzleien, DATEV-nahen Prozessen oder Drittsystemen, werden nur geschuldet, soweit sie im Angebot oder in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich enthalten sind. Für Systeme Dritter gelten deren eigene Verfügbarkeit, Bedingungen und Verantwortlichkeiten.

3.4 obriva kann Funktionen weiterentwickeln, ändern oder ersetzen, sofern der vertraglich vereinbarte Kernnutzen nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig in Textform mitgeteilt.

4. Verfügbarkeit und Support

4.1 Soweit keine abweichende Service-Level-Regelung vereinbart ist, stellt obriva die Plattform mit angemessener Verfügbarkeit nach dem Stand der Technik bereit. Eine zugesagte Zielverfügbarkeit, Messmethode, Wartungsfenster und Service Credits ergeben sich aus einem gesonderten Service Level Agreement.

4.2 Ausgenommen von der Verfügbarkeit sind geplante Wartungen, höhere Gewalt, Störungen außerhalb des Einflussbereichs von obriva, Störungen von Netzen oder Diensten Dritter sowie Ausfälle, die durch eine vertragswidrige oder unsichere Nutzung des Kunden verursacht werden.

4.3 Supportanfragen können über die von obriva benannten Kontaktwege eingereicht werden. Supportzeiten, Reaktionszeiten und Prioritäten ergeben sich aus Angebot, Leistungsbeschreibung oder Service Level Agreement.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde ist für die fachliche Einrichtung, die Richtigkeit der eingegebenen Daten, die Vergabe von Rollen und Berechtigungen sowie die rechtmäßige Nutzung der Plattform in seiner Organisation verantwortlich.

5.2 Der Kunde benennt mindestens einen administrativen Ansprechpartner und hält dessen Kontaktdaten aktuell. Der Kunde informiert obriva unverzüglich über Sicherheitsvorfälle, Missbrauchsverdacht, kompromittierte Zugangsdaten oder sonstige Risiken für Plattform, Daten oder Dritte.

5.3 Der Kunde stellt sicher, dass Nutzer individuelle Konten verwenden, Zugangsdaten vertraulich behandeln und keine Gemeinschaftskonten einsetzen. Der Kunde sorgt für angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen in seiner eigenen Umgebung.

5.4 Der Kunde ist verpflichtet, exportierte Daten, Dokumente und Lohnunterlagen eigenverantwortlich zu prüfen, bevor sie gegenüber Beschäftigten, Steuerkanzleien, Behörden oder Dritten verwendet werden.

6. Nutzungsrechte

6.1 obriva räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vereinbarten Umfang zu nutzen.

6.2 Der Kunde darf die Plattform nur für eigene interne Geschäftszwecke und für die im Vertrag angelegte Anzahl aktiver Mitarbeiterprofile nutzen. Eine Überlassung an Dritte, Vermietung, Nachbildung, Dekompilierung oder Nutzung zur Entwicklung konkurrierender Dienste ist untersagt, soweit gesetzlich nicht zwingend erlaubt.

6.3 Anonymisierte oder aggregierte Nutzungs- und Betriebsdaten darf obriva zur Sicherheit, Fehleranalyse, Produktverbesserung und Kapazitätsplanung verwenden, sofern kein Rückschluss auf einzelne Personen oder Kunden möglich ist.

7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist richten sich nach dem jeweiligen Angebot. Soweit dort nichts Abweichendes geregelt ist, beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Wochen zum Laufzeitende in Textform gekündigt wird.

7.2 Bis einschließlich 10 aktive Mitarbeiterprofile ist die Nutzung der Plattform entgeltfrei, soweit Angebot oder Preisliste dies vorsehen. Aktiv ist ein Mitarbeiterprofil, wenn es angelegt und nicht deaktiviert ist. Ab Aktivierung des 11. aktiven Mitarbeiterprofils werden sämtliche aktiven Mitarbeiterprofile nach dem gewählten Tarif berechnet.

7.3 Im entgeltfreien Bereich kann der Kunde die Nutzung jederzeit in Textform beenden. Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung greifen erst ab dem ersten Abrechnungszeitraum, in dem ein kostenpflichtiger Tarif entsteht.

7.4 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei erheblichem Zahlungsverzug, schwerwiegender Vertragsverletzung oder fortgesetzter Gefährdung der Plattform vor.

7.5 Nach Vertragsende stellt obriva Kundendaten für einen angemessenen Zeitraum zur Datenübernahme bereit und löscht sie anschließend nach Maßgabe von Vertrag, AVV und gesetzlichen Vorgaben.

8. Preise und Zahlungsbedingungen

8.1 Preise, Abrechnungsintervall, Zahlungsart und etwaige Einrichtungs-, Migrations- oder Zusatzleistungen ergeben sich aus Angebot und Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

8.2 Die Abrechnung erfolgt im vereinbarten Intervall im Voraus, soweit im Angebot nichts anderes geregelt ist. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt oder per E-Mail versendet.

8.3 Werden während einer laufenden Vertragsperiode zusätzliche aktive Mitarbeiterprofile, Tarife oder Leistungen gebucht, kann obriva die zusätzlichen Entgelte anteilig ab dem Zeitpunkt der Aktivierung berechnen.

8.4 Gerät der Kunde mit fälligen Zahlungen in Verzug, kann obriva den Zugang nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung vorübergehend sperren. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

9. Gewährleistung

9.1 Für entgeltliche Leistungen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte nach Maßgabe dieser AGB. Bei unentgeltlicher Nutzung haftet obriva nur für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und arglistig verschwiegene Mängel, soweit gesetzlich zulässig.

9.2 Der Kunde meldet Störungen und Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. obriva ist berechtigt, Mängel durch Fehlerbehebung, Workaround, Update oder Ersatzfunktion zu beseitigen.

9.3 Keine Gewährleistung besteht für Einschränkungen, die durch unsachgemäße Nutzung, fehlende Mitwirkung, nicht unterstützte Browser, Systeme Dritter oder Änderungen an der Kundenumgebung entstehen.

10. Haftung

10.1 obriva haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei ausdrücklich übernommenen Garantien.

10.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet obriva nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

10.3 Die Haftung für Datenverlust ist auf den Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden und den vereinbarten Sicherungsmaßnahmen von obriva entstanden wäre.

10.4 Service Credits nach einem vereinbarten SLA werden auf etwaige Minderungs- oder Schadensersatzansprüche wegen derselben Verfügbarkeitsunterschreitung angerechnet, soweit rechtlich zulässig.

11. Datenschutz und Vertraulichkeit

11.1 Soweit obriva personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

11.2 Einzelheiten zu Unterauftragsverarbeitern, Hosting, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Löschung und Rückgabe von Daten ergeben sich aus AVV, Sicherheitsdokumentation und gegebenenfalls Trust-Center-Unterlagen.

11.3 Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und schützen sie mindestens mit der Sorgfalt, die sie für eigene vergleichbare Informationen anwenden.

11.4 Funktionen mit KI-Bezug, automatisierten Vorschlägen oder Drittmodellen werden nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich bereitgestellt und in Leistungsbeschreibung, Datenschutzinformationen oder Zusatzbedingungen dokumentiert sind.

12. Änderungen der AGB

12.1 obriva kann diese AGB ändern, soweit die Änderung durch Weiterentwicklung der Plattform, gesetzliche Änderungen, technische Anforderungen oder eine Veränderung des Leistungsumfangs erforderlich wird und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

12.2 Änderungen werden dem Kunden spätestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der mitgeteilten Frist, gelten die Änderungen als angenommen, soweit obriva auf diese Folge besonders hinweist.

12.3 Betrifft die Änderung wesentliche Vertragspflichten, Preise oder Haftungsregelungen zulasten des Kunden, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens zu.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.2 Gerichtsstand ist Berlin, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

13.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

13.4 Mitteilungen in Textform können per E-Mail erfolgen, soweit Vertrag oder Gesetz keine strengere Form verlangen. Rechtliche Mitteilungen an obriva können an legal@clever.hr gerichtet werden.